Para muchas personas, el término "estado financiero" evoca las tablas de datos que aparecen cerca del final de los informes anuales. Si bien es cierto que las empresas que cotizan en bolsa están obligadas a "abrir sus libros a los accionistas" en los 10-k anuales y los 10-Q trimestrales, los estados financieros juegan un papel importante en la planificación de la estrategia a largo plazo y las decisiones de gasto táctico para los propietarios y gerentes de negocios durante todo el año.
La Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. (SEC) requiere que las empresas públicas proporcionen tres informes específicos: el balance general, el estado de resultados y un reportar de flujo de efectivo. Al discutir los estados financieros de las empresas emergentes, algunos sitios, como el de la SBA, discuten solo los dos primeros. Otros asesores insisten en que el flujo de efectivo reportar puede ser el más importante de todos, porque una empresa podría tener un balance saludable pero aún así tener que cerrar sus puertas porque no tenía suficiente efectivo para pagar sus facturas actuales.
Echemos un vistazo rápido a lo que pueden mostrarle los diferentes informes.
Balances
El balance general es comparable a un reportar de patrimonio neto para un individuo. Enumera primero los activos y luego los pasivos. La estructura del reportar puede ser un poco confusa al principio porque el patrimonio neto (o capital) se incluye con los pasivos. ¿No debería ser el capital un activo?
En realidad, un poco de álgebra simple aclara esto en poco tiempo. Dado que los activos menos los pasivos son iguales al patrimonio neto (A-L = NW), entonces los activos son iguales a los pasivos más el patrimonio neto (A = NW + L). Enmarcar la relación de esta forma es esencial en términos contables, porque ambos lados del libro mayor tienen que equilibrarse. De ahí el nombre: balance general. El sitio web de la SBA ofrece esta explicación práctica en este artículo: "Los pasivos y el patrimonio neto en el balance representan fuentes de fondos... Los pasivos representan obligaciones con los acreedores, mientras que el patrimonio neto representa la inversión del propietario en el negocio. Tanto los acreedores como los propietarios son 'inversores' en el negocio con la única diferencia del plazo en el que esperan el pago".
Para crear un balance general, obtendrá números de su libro mayor. Los activos incluirán activos corrientes, como efectivo disponible, cuentas por cobrar e inventario, y activos fijos como terrenos, edificios, maquinaria, equipo y muebles.
Los pasivos incluirán pasivos corrientes, como cuentas por pagar, salarios, impuestos sobre la nómina, beneficios para empleados y servicio de la deuda a corto plazo. También incluirán pasivos no corrientes, que son básicamente préstamos que no vencen dentro de los 12 meses, más capital, que es la participación de los propietarios invertida en la empresa.
Estados de resultados
El estado de resultados, también conocido como estado de pérdidas y ganancias (P&L), le permite revisar el desempeño financiero de su empresa durante un período de tiempo específico y compararlo con períodos anteriores. El formato es comparable a un presupuesto, pero muestra solo los datos reales, no las estimaciones. Y las categorías están restringidas a resúmenes de alto nivel, por lo que puede ver fácilmente el panorama general.
Un P&L típico comienza con los ingresos de primera línea, que son simplemente sus ingresos para el período de tiempo dado, ya sea un año, un trimestre o un mes. A continuación, resta el costo de los bienes vendidos, que tiene tres categorías: inventario, compras y mano de obra (para producir el producto o servicio). El resultado es su primer gran subtotal, llamado ganancia bruta.
A continuación, resta los gastos operativos, que incluyen los costos de ventas, marketing y administración general. El resultado son sus ingresos operativos. A partir de aquí, puede tomar dos subtotales más: restar los gastos por intereses de los préstamos y los impuestos. Y llegas a tu ganancia neta, que es literalmente el resultado final de la cuenta de resultados.
Informes de flujo de efectivo
El estado de flujo de efectivo es básicamente el valor de un año de estados de cuenta corriente, capturados en una hoja de cálculo de una página. La línea superior es el efectivo disponible al comienzo del período de tiempo, digamos que es el mes de enero. Las siguientes filas se titulan "recibos de efectivo". La hoja de cálculo puede tener tantas líneas aquí como sea necesario para capturar todas las fuentes de efectivo entrante.
A continuación, sigue una sección de filas categorizadas como "efectivo pagado". Se incluyen todas las categorías familiares de gastos comerciales: costo de materiales, salarios, gastos de nómina, alquiler, servicios públicos, impuestos, intereses, etc.
Para mayor comodidad, también puede incluir otra sección llamada "otros costos operativos". Estas filas podrían capturar gastos en efectivo no recurrentes como la compra de bienes de capital, retiros de efectivo por parte de los propietarios o transferencias a una cuenta de reserva.
A partir de aquí es simple suma y resta. Comience con efectivo disponible, sume los ingresos, reste los gastos y el total es la posición de efectivo de fin de mes. Copie ese número en la línea superior de la columna de febrero y repita este proceso durante el resto del año.
El beneficio del estado de flujo de efectivo es que puede escanear rápidamente la línea superior para tener una idea rápida de cómo le está yendo a su negocio. También puede buscar tendencias en los recibos totales de efectivo o en el total de efectivo pagado. Si detecta un problema, o una sorpresa bienvenida, puede escanear cada fila para tratar de identificar la fuente. Esa es una gran cantidad de información poderosa de una hoja de cálculo de una página.
