La clave para crear un primer presupuesto viable es mantenerlo lo más simple posible. Los propietarios de negocios experimentados saben que no pueden predecir muchas partidas clave, como los ingresos, por ejemplo, con más del 80% de precisión. Como tal, solo necesita hacer su mejor suposición y errar en el lado conservador para que pueda mantener su flujo de efectivo en números negros.
También es una buena idea mantener el número de categorías de presupuesto al mínimo. Es importante realizar un seguimiento del costo de los suministros de oficina, por ejemplo. Pero, ¿te ayuda saber cuánto gastas en papel o tóner de impresora?
Diferentes negocios tendrán diferentes requisitos. Un consultor ambiental podría tener un solo servicio, por lo que no tendría sentido rastrear subcategorías de honorarios de consultoría. Eso supone que los nuevos negocios provienen de referencias. Pero supongamos que este negocio se centra en dos mercados verticales, bancos y hospitales, y se anuncia en revistas comerciales para ambas industrias. Saber cuántos ingresos provienen de cada canal podría ser información importante para asignar el presupuesto publicitario.
Manténgalo lo más simple posible
Un negocio minorista que vende muchos productos diferentes, como una ferretería o una tienda de vinos, probablemente necesite rastrear mucha más información que un consultor. ¿Plomería o electricidad? ¿Italiano o francés? ¿Interruptores de luz o cable de extensión? ¿Blanco o rojo? Es posible que ambos tipos de negocios necesiten realizar un seguimiento de la información sobre los proveedores, los márgenes, la cantidad de unidades vendidas y el tiempo que lleva venderlas. La gestión de inventario puede ser infinitamente compleja; Algunas empresas pueden arreglárselas con números aproximados para fines presupuestarios, mientras que otras preferirán un enfoque más granular.
El punto clave es que el seguimiento y el registro de datos pueden llevar mucho tiempo y, por lo tanto, ser costosos. Por eso es importante no rastrear más datos de los que realmente puede usar. El sistema menos costoso para rastrear la información presupuestaria es un libro mayor, con entradas escritas a mano. Un consultor con muy pocos proyectos grandes puede arreglárselas fácilmente con este enfoque centenario. Al mismo tiempo, el costo del software de contabilidad empresarial, ya sea una hoja de cálculo de Excel o una base de datos de Quickbooks, es insignificante.
Las plantillas son un buen punto de partida
Hay muchas plantillas de presupuesto disponibles que puede utilizar como punto de partida. Simplemente elija las categorías que se aplican a su negocio o modifique la plantilla según sea necesario. Para cada categoría, complete el número proyectado. Cosas como el alquiler, los salarios, el costo de la conectividad a Internet y el servicio telefónico son fáciles de predecir y es probable que se mantengan estables mes a mes. Los impuestos y las primas de seguro a menudo se pagan anualmente, y estos pagos de suma global pueden tener un gran impacto en el flujo de efectivo. Es una buena idea hacer un presupuesto para tener efectivo disponible en el momento en que venzan estos pagos.
Finalmente, hay gastos que no puede predecir, como honorarios legales, costos de reemplazo de equipos o la necesidad de contratar a un nuevo empleado. Si es posible, incluya una categoría para contingencias. Estos son difíciles de estimar la primera vez, pero con el tiempo y la experiencia mejorará en la predicción de cuánto necesita reservar para gastos "impredecibles".
