Los contadores se refieren a un "diario" como "el libro de entrada original". Tradicionalmente, cuando se produce una transacción, se registra primero en el diario general. Luego se copia, según corresponda, en una serie de diarios de propósito especial que realizan un seguimiento de las categorías relacionadas de transacciones, como desembolsos de efectivo, ventas, compras y nómina. Los totales de los diferentes diarios se copian en el libro mayor de la empresa en encabezados de cuentas como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, costos de equipo, depreciación, etc.
Ahora comprende por qué los registros de una empresa se denominan en plural, los libros, porque realmente hay una serie de diarios físicos y un libro de contabilidad que contienen la información financiera esencial. Al menos así es como se hacía antes de la revolución informática. Ahora, el software de contabilidad empresarial está configurado para que una sola entrada, por ejemplo, en su chequera, también se clasifique para que se incluya en informes que imiten los diferentes diarios o las cuentas en el libro mayor.
Aquí hay una descripción básica de las diferentes revistas:
Diario de desembolso de efectivo. Como se mencionó anteriormente, el diario de desembolso de efectivo puede ser tan simple como un registro de chequera. El software de contabilidad le permite agregar información complementaria, como categorías de gastos y números de trabajo. Los tenedores de libros tradicionales utilizan papel especial de 13 columnas para registrar estos datos.
Diario de recibos de efectivo. El diario de recibos de efectivo es la contraparte del diario de desembolsos de efectivo. Es donde registra los pagos recibidos en efectivo o cheque.
Diario de compras. El diario de compras difiere del diario de desembolso de efectivo porque captura información sobre los gastos que se compran a crédito. Por ejemplo, los proveedores pueden permitirle comprar productos a cuenta para revenderlos a sus clientes. Este diario puede registrar la mercancía que devuelve al proveedor o los ajustes de precios que recibe.
Diario de ventas. El diario de ventas es la contraparte de ingresos del diario de compras. Es donde se registran las ventas pagadas con crédito.
Diario de nómina. El diario de nómina captura toda la información que aparece en el talón de cheque de cada empleado: salarios brutos, impuestos sobre la nómina para el Seguro Social y Medicare, vacaciones acumuladas y licencia por enfermedad, y deducciones de beneficios para planes de jubilación y seguro médico.
