Hay dos principios básicos que deben guiar todo proceso de terminación: preparación y documentación.
Preparación
La preparación incluye todas las comunicaciones que reciben los empleados explicando las expectativas generales de su empresa, junto con los requisitos y políticas de trabajo específicos.
Estos comienzan desde el principio con el formulario de solicitud de empleo. Aquí, el lenguaje debe ser neutral, centrado en los negocios y no discriminatorio. Lo mismo es cierto para cada descripción de trabajo.
Los expertos dicen que es esencial tener un manual del empleado bien pensado que detalle las políticas y expectativas de su empresa. Específicamente, querrá establecer los términos generales de empleo, definiendo si se trata o no de una relación a voluntad y describiendo sus esfuerzos para mantener un lugar de trabajo seguro y libre de discriminación.
Luego, puede describir el proceso de revisión normal, incluida la forma en que se evaluará el desempeño de los empleados y qué sucederá si no se cumplen los estándares. Una sección separada podría describir las expectativas de comportamiento profesional, ausentismo, código de vestimenta (si corresponde), respeto por compañeros de trabajo y gerentes o subordinados directos, etc. Esta sección debe concluir con una descripción de los comportamientos que constituyen motivos de despido.
Finalmente, el manual del empleado debe describir el proceso de despido y establecer cómo se manejará la distribución de la compensación final y cualquier beneficio, como el seguro médico o el tiempo libre remunerado acumulado (PTO).
Con una buena preparación, no se encontrará tratando de improvisar las respuestas adecuadas cuando surja una situación estresante con un empleado problemático. También tendrá la mitad de su estrategia de protección legal en su lugar. La otra mitad consiste en seguir sus políticas establecidas y documentar sus palabras y sus acciones en cada paso del camino.
Documentación
Depende de usted establecer los tipos de esfuerzos de remediación que sean apropiados para su empresa. Como mínimo, debe haber algún tipo de reunión formal entre el empleado y su gerente, posiblemente con la asistencia de un tercero neutral. Aquí, los problemas de desempeño o comportamiento deben presentarse de manera clara y sin emociones, seguidos de una descripción de los pasos que se espera que tome el empleado para continuar en su empleo.
Si la situación no mejora, algunas empresas pueden requerir que los empleados asistan a sesiones con consejeros profesionales. En circunstancias en las que parece probable una demanda, las empresas pueden iniciar una investigación formal para documentar tantos hechos como sea posible.
El proceso de terminación
Antes de notificar a un empleado sobre el despido, los expertos en recursos humanos aconsejan celebrar una reunión interna final que incluya al gerente del empleado, así como a los miembros del personal cuya perspectiva sea relevante para una decisión de personal delicada. Esto incluye a miembros del personal como un director de recursos humanos, un asesor interno o un jefe de departamento. Se deben revisar los hechos, con una discusión de la base de la decisión de terminación. Y, por supuesto, esta reunión debe documentarse minuciosamente.
Finalmente, el empleado debe recibir la noticia en una reunión de despido cara a cara. Esto debe llevarse a cabo en un entorno neutral, como una sala de conferencias, con testigos presentes. Además de la comunicación verbal del despido, el empleado debe recibir una carta de despido que ponga su decisión por escrito. Debe explicar cómo y cuándo se distribuirán la compensación y los beneficios finales. Se deben tomar notas para documentar la respuesta del empleado, y todos estos documentos deben guardarse en el archivo personal. Con suerte, nunca los necesitarás.
