Muchas pequeñas empresas requieren que los empleados viajen a los clientes y lugares de trabajo, lo que significa establecer oficinas móviles confiables y bien equipadas. Si bien el equipo varía según la industria, los imprescindibles suelen incluir una computadora portátil o tableta confiable, una conexión a Internet segura y de fácil acceso y acceso a datos clave.
Adaptación de su vehículo
Los vehículos en sí deben ser confiables y estar configurados para adaptarse al trabajo que realiza su empresa.
- Considere la conectividad. Para que usted o cualquier trabajador funcione de manera eficiente y efectiva con movilidad total, necesita conectividad. Considere incluir una conexión a Internet satelital, ya sea instalando una antena parabólica permanente en su vehículo o usando una antena parabólica desmontable.
- Trate su(s) automóvil(es) / camión (s) como una oficina. Esto podría significar tener almacenamiento integrado en su vehículo para que pueda abastecerlo con suministros y equipos de oficina, incluidos formularios comerciales y almacenamiento de registros.
- Equipe los vehículos con herramientas móviles. Prepárese para conectarse de manera confiable a su oficina habitual a través de su computadora portátil y/o dispositivo celular. Descargar aplicaciones que pueden ayudarlo a completar transacciones comerciales sobre la marcha. Esto puede incluir el seguimiento de paquetes, la impresión de facturas y el procesamiento de pagos con tarjeta de crédito.
Seleccione la computadora móvil adecuada
¿Qué tan potente es una computadora que necesitas? Si necesita un caballo de batalla, una computadora portátil potente y confiable es esencial. Si sus necesidades son más mínimas, entonces podría considerar una tableta menos costosa, más simple y más básica. Independientemente de lo que compre o arriende, opte por equipos probados y confiables y evite modelos nuevos y no probados. Además, asegúrese de comprar fundas protectoras para computadoras portátiles y tabletas para evitar que se dañen mientras viajan. Y asegúrese de que cada artículo tenga una batería suficiente y los dispositivos de carga móvil más confiables.
Acceso a Internet seguro y confiable
No confíe en los puntos de acceso WiFi gratuitos porque no son seguros. Considere una tarjeta de acceso móvil de alta velocidad o un enrutador inalámbrico compacto. Y para proteger sus datos, use una contraseña cifrada.
Servidores seguros
Usted y cualquier trabajador remoto deben poder acceder a su red de forma segura dondequiera que estén. Puede hacer esto con un servidor de red privada virtual (VPN) y enrutadores de red cableados/inalámbricos. Puede obtener información sobre cómo configurar una VPN en artículos en línea.
Datos accesibles
Suponiendo que tiene una computadora en su oficina y un dispositivo celular (computadora portátil o tableta), necesitará una forma de compartir archivos entre computadoras. Un servicio empresarial basado en la nube o un servicio de copia de seguridad en línea realizará automáticamente copias de seguridad y sincronizará los datos en todos sus dispositivos.
Si sus necesidades son más limitadas, también puede optar por usar una unidad USB anticuada para transferir archivos de computadora a computadora.
Oficina sin papel
¿Se puede dejar de usar papel? Necesitará un sistema de gestión de documentos digitales. Escanee archivos impresos y cree un archivador virtual. Administre todas sus finanzas, teneduría de libros y contabilidad en su computadora. Utilice acuerdos electrónicos. Lleva tiempo configurarlo, pero luego tendrá todos sus documentos en papel accesibles y se pueden buscar en su computadora.
Copias de seguridad
Trate siempre de estar preparado para lo inesperado. Es probable que los sistemas de almacenamiento y copia de seguridad basados en la nube sean el camino a seguir, y pueden guardar datos y archivos en caso de que algo le suceda a su computadora portátil.
Además, asegúrese de tener una batería cargada para todos los dispositivos y tenga a mano un cable de alimentación móvil para que pueda cargar su computadora portátil. Un disco duro o una tarjeta de memoria de repuesto también podrían salvar el día en las raras ocasiones de un bloqueo.
