El objetivo de establecer una fuerza laboral virtual es facilitar que los empleados trabajen de forma remota en todo el país o incluso en todo el mundo.
Tendrá que decidir qué tecnologías querrá utilizar para ayudar a su fuerza laboral virtual a comunicarse, celebrar reuniones, compartir documentos, administrar proyectos y realizar un seguimiento del progreso.
La mayoría de las tecnologías virtuales son servicios "basados en la nube". Esto significa que en lugar de depender de su propia computadora o servidor, el proveedor de tecnología almacena sus datos en servidores que pueden estar ubicados en cualquier lugar.
Algunos ejemplos de servicios basados en la nube con los que muchos están familiarizados son Google Mail y Google Calendar. Siempre que tenga acceso a un navegador web, estos servicios funcionarán en cualquier ubicación en cualquier computadora siempre que el usuario conozca la contraseña correcta.
La ventaja de este enfoque es que no tiene que comprar software y preocuparse por las actualizaciones. El software se entrega como un servicio por una tarifa mensual (y en el caso de los servicios de Google, gratis para la mayoría de los usuarios).
Para una fuerza laboral virtual, considere las tecnologías que necesitará. En la mayoría de los casos, podrá encontrar un servicio que cueste muy poco, o incluso que esté disponible de forma gratuita.
Herramientas tecnológicas que puede necesitar incluir:
- Gestión de proyectos. La tecnología que lo ayuda a administrar, planificar y realizar un seguimiento de los proyectos, además de realizar un seguimiento de las asignaciones y la programación de tareas del equipo, incluye herramientas como Basecamp y Microsoft Project.
- Almacenamiento de documentos y uso compartido de archivos. Con estas herramientas, puede almacenar y compartir archivos de forma segura con todo su equipo o solo con usuarios autorizados. Dropbox y Google Drive son algunas de las herramientas más utilizadas para estos fines.
- Reuniones virtuales. La tecnología que le ayuda a reunirse con su equipo a través de conferencias web y colaborar durante las reuniones, incluso a compartir pantallas de ordenador, incluye GoToMeeting y WebEx.
- Colaboración de documentos. Estas herramientas permiten a los miembros de su equipo co-crear y editar documentos en tiempo real. Los miembros del equipo verán los cambios a medida que se realicen. Una opción para esta funcionalidad es Google Docs.
- Programación. Estas tecnologías lo ayudan a programar horarios de reunión para los miembros de su equipo virtual. Las opciones incluyen Doodle y Google Calendar.
- Aplicaciones móviles. Si tiene un equipo de ventas o servicio que está en el campo, considere el uso de aplicaciones móviles existentes para teléfonos inteligentes y tabletas. Estos pueden ayudar tanto a aumentar sus ingresos como a mejorar el servicio al cliente. ServiceMax es una opción para el servicio, mientras que iPresent es una opción para los equipos de ventas móviles.
Muchos gerentes de fuerza laboral virtual y expertos en tecnología no están de acuerdo sobre qué tecnologías son más efectivas. Utilice las listas del plan de juego a continuación para ayudarlo a tomar una decisión. Tenga en cuenta que cuando el software se entrega como un servicio, generalmente es relativamente fácil cambiar a una herramienta diferente.
